En bref
Excel suffit tant qu’une seule personne tient le fichier et qu’une erreur ne coûte pas cher. Il faut passer à un logiciel quand plusieurs personnes saisissent en même temps, quand la même donnée vit dans plusieurs fichiers, ou quand tout repose sur la personne qui a écrit les formules. On ne remplace pas tout d’un coup : on commence par l’onglet qui fait perdre le plus de temps.
Excel n’est pas le problème
Presque toutes les PME démarrent avec un tableur, et elles ont raison : il est déjà installé, tout le monde sait s’en servir, et on le modifie en cinq minutes. Le problème arrive quand le fichier devient le logiciel de l’entreprise sans en avoir les protections.
Les signes que le fichier a atteint sa limite
- Deux personnes ne peuvent pas y travailler en même temps sans s’écraser.
- Il en existe plusieurs versions : « planning_v3_final_OK.xlsx ».
- Une seule personne comprend les formules. Quand elle est en vacances, on ne touche à rien.
- Le même client est écrit de trois façons, et les totaux ne tombent plus juste.
- Vous recopiez des lignes d’un fichier à l’autre, ou d’Excel vers votre logiciel de facturation.
- N’importe qui peut effacer une colonne, et personne ne sait qui a modifié quoi.
- Le fichier met une minute à s’ouvrir.
Ce qu’un logiciel apporte de plus
- Chacun voit ce qui le concerne : le chef d’atelier son planning, la comptable ses factures.
- Une donnée est saisie une fois, et sert partout.
- Les erreurs sont arrêtées à la saisie : pas de date impossible, pas de client en double.
- On sait qui a modifié quoi, et quand.
- Il s’ouvre sur le téléphone, sur un chantier ou chez un client.
Trois façons d’en sortir
| Solution | Pour qui | Coût |
|---|---|---|
| Un logiciel standard : bexio, Odoo… | Votre besoin est celui de tout le monde : facturation, comptabilité, stock simple. | Un abonnement par mois, souvent par utilisateur |
| Un outil sans code : Airtable, Notion… | Une petite équipe à l’aise avec l’informatique, un besoin qui bouge. | Un abonnement par utilisateur, et votre temps pour le construire |
| Un logiciel sur mesure | Votre fichier suit une façon de travailler que les logiciels standard ne connaissent pas. | Un prix fixe, dès 5'000.– chez moi, sans abonnement par utilisateur |
Le détail de ce choix est dans ERP sur mesure ou logiciel standard.
Comment se passe la bascule
- Vous m’envoyez le fichier tel qu’il est, avec ses onglets et ses bricolages. C’est le meilleur cahier des charges.
- On choisit ensemble l’onglet qui fait perdre le plus de temps. Il devient le premier module.
- Je reprends vos données. Elles sont nettoyées, puis vérifiées avec vous.
- L’équipe passe sur le logiciel, et le fichier est fermé.
- On ajoute les modules suivants, un par un.
La page ERP et CRM montre cette transformation sur un fichier d’exemple.
Questions fréquentes
Peut-on garder Excel pour certaines choses ?
Oui. Un logiciel sur mesure exporte ses listes vers Excel : vous gardez vos tableaux croisés et vos calculs ponctuels. Ce qui change, c’est l’endroit où l’on saisit.
Que deviennent les données du fichier ?
Elles sont reprises dans le logiciel. La reprise est comprise dans le prix et vérifiée avec vous avant la bascule.
Combien de temps dure le passage d’Excel à un logiciel ?
Huit à quatorze semaines pour une première version utilisable, en commençant par un seul module.
Google Sheets règle-t-il le problème ?
Une partie seulement : plusieurs personnes peuvent saisir en même temps, et l’historique des modifications est gardé. Les formules fragiles, les doublons et les ressaisies restent les mêmes.
Le devis est gratuit. Il décrit ce que je construis et donne un prix ferme, avant la première ligne de code. Je réponds à chaque message sous deux jours ouvrés.
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